[數據分析#83] 資料自動化 vs 資料工程:以業務團隊案例拆解自動化 3 步驟!

  • 這次我幫一個業務團隊設計資料自動化的流程,他們需要把跟客戶預約的行事曆透過「自動化」,整理到 excel 中,達到「資料自動化」的目標,後續再去做深度的銷售資料分析
  • 他們的痛點:業務團隊都是菁英,沒有助理職位,所以沒有空去整理客戶的預約、資料等等~但主管還是需要集中管理所有業務同仁的客戶資料,並且分析業務數據跟客戶需求

資料自動化是什麼?

在現代商業環境中,資料自動化是一個關鍵的概念,尤其對於小團隊而言。資料自動化是指將手動資料處理 + 管理流程,轉換成「自動化流程」,提高效率及減少錯誤。

這樣的自動化可以應用於多種業務場景,例如客戶預約管理、或是銷售數據分析等等。

資料自動化是什麼?

  • 資料自動化是指利用軟體工具和技術,將資料收集、處理、存儲和分析的過程自動化。這樣可以減少手動操作,提高資料處理的準確性和效率。
  • 資料自動化涵蓋從數據輸入到報告生成的整個過程。

資料工程是什麼?

  • 資料工程則是處理和管理大量數據的技術和方法。資料工程師設計和構建數據處理系統,確保數據的高質量和可用性。他們處理數據的收集、清理、轉換和存儲,為資料分析和數據科學提供基礎設施。

兩者之間的差異是什麼?

  • 資料自動化主要關注於通過自動化工具和腳本來簡化和加速現有的數據處理流程
  • 而資料工程則涉及更深層次的數據基礎設施建設,確保數據處理系統的穩定性和可擴展性
  • 簡而言之,資料自動化是資料工程的一部分,兩者相輔相成,共同提升數據處理的效率!

資料工程師必接觸這個專案!還有要提前知道的 5 件事 !

小團隊非常需要資料自動化的原因?

小團隊通常面臨資源有限和人力短缺的挑戰,因此資料自動化對他們來說尤為重要。以下是幾個原因:

1. 人力短缺:需要專注在分析跟行動

小團隊的成員往往需要多工處理各種任務。如果能通過資料自動化減少數據處理的時間,他們就能將更多精力投入到更具價值的商務開發上,從而提高整體效率。

2. 瑣碎的行政工作很浪費時間

手動管理行事曆和數據輸入等行政工作既繁瑣又容易出錯。自動化這些任務不僅能節省時間,還能減少錯誤,提高數據的準確性和一致性。

實作舉例:如何用 GAS 把行事曆的資料自動化到試算表

這次為了幫助這個小團隊實現資料自動化,我利用 Google Apps Script (GAS) 將 Google Calendar 的預約資料自動同步到 Google Sheet 中!讓他們可以做後續的銷售資料管理跟分析~

什麼是 GAS?

  • Google Apps Script (GAS) 是一種基於 JavaScript 的腳本語言,專門用來自動化和擴展 Google Workspace 的所有應用程序
  • GAS 可以幫助用戶創建自定義函數、自動化重複性任務,並與其他Google 的服務結合!!

收據訂貨單範本下載:Apps Script + Google Sheet + Google Doc + 生成 PDF:流程自動化

為什麼他可以做自動化?

  • GAS 擁有強大的 API 接口,能夠與 Google Calendar、Google Sheet 等多個 Google 服務無縫接軌
  • 如果小公司也是用 Gmail 系統體系,GAS 就是自動化任務的理想工具~能夠自動執行多種操作,減少一些人工手動作業

3 步驟達到資料自動化

1. 串接行事曆

  • 首先,我們需要獲取 Google Calendar 的訪問權限,所以中間程式碼運行的時候,會需要「許可」

2. GAS 自動化串接:Google Calendar → Google Sheet:全自動匯入

  • 這個步驟的重點是:將 Google Calendar 的資料全自動匯入 Google Sheet 中
function syncAllCalendarsToSheet() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Sheet1');
  sheet.clear();
  sheet.appendRow(['Calendar Name', 'Event Title', 'Start Time', 'End Time', 'Description']);
  
  var calendars = CalendarApp.getAllCalendars();
  var startDate = new Date('2024-01-01'); // 設定开始日期
  var endDate = new Date('2024-12-31'); // 設定结束日期
  
  calendars.forEach(function(calendar) {
    var events = calendar.getEvents(startDate, endDate);
    events.forEach(function(event) {
      sheet.appendRow([calendar.getName(), event.getTitle(), event.getStartTime(), event.getEndTime(), event.getDescription()]);
    });
  });
}

3. 設定排程,解放雙手!!全自動每日更新

  • 最後,我們需要設置一個定時觸發器,使腳本能夠每天自動運行,這樣才可以真正達到解放雙手
  • 執行 createDailyTrigger 函數,將自動設置一個每天午夜 12:00 運行的觸發器,確保當天的日曆數據每天自動更新到 Google Sheet 中
function createDailyTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('syncFilteredCalendarsToSheet')
    .timeBased()
    .atHour(0) // 設置在午夜12:00 AM觸發
    .everyDays(1)
    .create();
}

function deleteTriggers() {
  var allTriggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
  for (var i = 0; i < allTriggers.length; i++) {
    ScriptApp.deleteTrigger(allTriggers[i]);
  }
}

結論:資料自動化是數據分析師基本能力,但其實每個人都需要!

其實我個人非常喜歡資料自動化,因為這不僅是數據分析師的基本技能,也是現代商業環境中每個人都「可以掌握」的能力~通過資料自動化,尤其對於小團隊,可以節省出更多時間,專注在分析數據上,專注於更有價值的工作!

那對於想要轉職數據分析師的人來說,資料自動化更是必學的 mindset,除了這跟資料工程有關係外,小小的自動化也可以幫助我們幫自己或是客戶或是團隊節省很多時間~

【1 對 1 免費諮詢】數據分析師 0~1 培訓班陪你一路到轉職成功!

hi 我是 Lisa

你也是 0 經驗、沒有相關背景,但也想要轉職數據分析師,或運用數據分析,提升在領域的專業度嗎?

-

你是否也覺得,數據分析的網路學習資源很多,但是多到不知道從哪裡開始?

學了很多工具,但學完了,問題才真正開始,不知道業界怎麼使用?又該如何面臨工作跟面試?

-

我在 2019 年從營運專員的職位轉職到數據分析師

在這之後,因為數據分析,也讓我快速建構不同領域的知識:行銷、營運、商業策略、產品、網頁

轉職過程中,花了很多時間成本摸索

我發現,學數據分析最快的方式是:

  1. 確認自己跟市場需求之間的差距:訂定轉職策略及了解數據分析師的工作方式
  2. 以業界應用的角度學習工具:包括數據工具及分析用思維架構,並且如何高效運用
  3. 建立一個商業上的真實專案,並且得到回饋:打造屬於你及貼合職缺需求的作品集和專案
  4. 打造一個高效履歷跟面談:透過高價值包裝術拿下面試、成功獲得數據行業的門票

當初如果我有這套系統思維,應該可以在短時間內轉職,馬上拿到進入業界的門票

-

現在,我想把這套完整課程分享給你

這是專門為了 0 經驗、沒有相關背景的轉職者所設計

不需要去考研究所、不需要花大錢準備出國讀書

可以用最快的時間準備轉職、拿到門票!

-

如果你正在準備轉職數據分析師,且試圖找過解決辦法卻始終治標不治本!歡迎跟我預約免費 1 對 1 諮詢,我會在諮詢時,了解你的需求並且評估我是否可以協助到你!

電子書 職場人必學的數據分析術

Lisa Wu

Hi 大家好!我是喜歡探索身心靈健康及平衡的數據分析師 Lisa Wu!這個網站會幫助你:利用數據分析 (理性) 及 身心靈平衡 (感性) 的系統,去達成人生目標!如果你對我的人生系統工具有興趣,歡迎聯繫我:couplehonest@gmail.com

發佈留言