用最簡單的工具 (Excel),就可以製作充滿說服力的資訊圖表,今天會跟大家分享資料視覺化的常見錯誤跟 20 個技巧,資料視覺化是一個很花時間的工作,必須透過不段迭代、參考他人的作品才能夠一直不斷進步,本篇也會分享免費跟付費的學習資源!
為什麼數據分析師要學資料視覺化?
- 讓一般人能夠讀懂數據要表達的意義,而不是讓眾人迷失在數據當中
- 數據分析師在簡報中提供的專業建議,或許不是可行方案、商業建議 (也許並非我們的專業),但是我們的專業是:一定要可以提供匹配簡報內容的圖表
- 資料視覺化也可以訓練數據分析師在雜亂的數據中,學會找到關鍵的結論
資料視覺化時的常見 3 大錯誤
- 沒有選擇最合適的圖表來做呈現,因此第一眼看到,會不太清楚圖表想要表達的重點
- 用了太多的美化,導致圖表顏色過多,分散了受眾對於核心重點的注意力
- 試圖選擇不熟悉的軟體,但是在視覺化最關鍵的修正的時候,不知道如何使用這些軟體達到這個目的
技巧一:找出故事的核心
3 大核心:了解受眾、你希望他做什麼、如何用數據表達觀點
- 了解受眾:
- 先了解我們跟受眾的關係,才會知道我們要用什麼樣的故事去包裝
- 例如:我們是上司下屬的關係?還是客戶關係?還是學術機構研究型的報告?還是投資人的關係?
- 我們希望受眾了解哪些內容?或是做什麼?
- 可以詳細列出我們想傳達的核心觀念或是希望他們聽完之後的行動 (Action Plan) ,最好不要太多 (可能 1-3 個),資訊量過多會導致受眾不知道我們的重點是什麼
- 要提供什麼數字來表達簡報裡的觀點?
- 利用解釋性分析 (也就是兩個變數之間的相關性研究,解釋兩個變數之間的關係,但不是因果關係) 將實驗的結果或是目前的現況提供給受眾看
- 假設:我希望受眾可以了解現在某個方案的活動沒有效,那我就需要準備 -> 這個方案、其他相似方案、有效果的方案的前後成果
- 以此傳達:現在的方案真的沒效、並且告知哪一種方案有效
技巧二:選擇最適合的圖表
數據可視化的圖表很多,零零總總、由不同的工具開發出來的圖表樣式就有超過 150 種,不過其實只要學會大概大約 10 幾種,就足夠應付大部分的情況,有時候太酷的圖可能反而會讓受眾分心 (技巧三會多著墨,關於如何不讓受眾分心)
數據文本:當只有一個數據的值要分享
- 使用場景:當只有一個數據想跟受眾溝通,可以用放一個很大的數字作強調,旁邊可以放小一點的文字說明
- 舉例:在對外溝通數據分析部門的滿意度,想吸引更多人進來,我們不需要圖表化每一年的滿意度,只需要讓受眾們知道,我們部門的滿意度很高 (放一個很大的數字),然後用小一點的文字告知:我們的滿意度高於其他部門
表格:適合受眾太多種/受眾很在意細節或是指標太多時
- 使用場景:
- 表格適合與一群不同蕾類型的受眾溝通時使用,大家自己會找到他有興趣、或是對他重要的數據參考
- 如果要表達的指標很多、而且是不同的計量單位 (指標單位有:個數/%數),用表格來呈現會比圖形簡單
- 小撇步:如果想要強調表格中比較重要的幾個數字,可以用 Excel 中的條件式格式設定
- 舉例:表格是目前我在工作上比較常用的
- 受眾:老闆、跟我同部門的同事、合作部門的同事
- 為什麼用表格?
- 原因一:因為一頁簡報裡面要講到不同的指標表現 (指標可能高達 5 種以上)
- 原因二:老闆喜歡看詳細的數據細節,其他部門的同事也必須知道指標細節才能想對應的方案
- 原因三:還要提到每個指標的優化策略,因此必須詳列所有指標一段時間內的變化
圖表:散佈圖
- 使用場景:散點圖可以看出兩個變數 (x, y 軸) 之間的關係
- 舉例:對內公佈不同部門之間,員工們對於公司未來的期望值和員工們對於目前公司福利制度的滿意度
圖表:折線圖
- 使用場景:連續性 (一段時間內,每天/每週/或是每月) 的數據,折線可以展示一組或多組折線圖,多組折線圖中的數據通常會有一些關係,例如說業績跟招聘員工數的關係
- 使用說明:
- 折線圖不一定要以 0 為基準,否則看不出數據浮動之間的差異 (相比之下,直方圖必須以 0 為基準)
- 舉例:數據分析部門每週接到的工單數和實際完成的工單數
圖表:直方圖
- 使用場景:直方圖很容易判斷哪一條高,哪一條低,在閱讀上,很容易讓受眾了解到,哪個高、哪個低
- 使用說明:
- 直方圖一定要以 0 為基準,不然會讓受眾產生認知偏誤 (看起還差很多,但其實還好)
- 直方圖可以垂直、也可以水平
圖表:圓餅圖 (不推薦使用)
- 為什麼不推薦使用?
- 圓餅圖裡的 3D 圓餅圖會讓人視覺產生偏誤,誤以為靠近前面的比較小、後面的比較大,但其實相反
- 替代方法:用直方圖就可以表示比例的大小
- 下方的錯誤示範,明明 Elaine 的 30% 比 Aby 的 34% 小,但因為 3D 的關係,會讓眼睛誤以為前方的 Elaine 的占比是最高的
- 圓餅圖裡的甜甜圈圖也是,眼睛很難判斷 30% 和 34% 的差別,建議都使用替代方法的直方圖,就能夠讓受眾一目瞭然大小差距
- 圓餅圖裡的 3D 圓餅圖會讓人視覺產生偏誤,誤以為靠近前面的比較小、後面的比較大,但其實相反
技巧三:避開圖表裡讓人分心的地方、並突出重點
1. 避免過粗的邊框或是底色
- 過粗的邊框或是底色容易讓受眾分心
2. 用少量的顏色畫重點、吸引注意力
- 用突出的顏色強調有用的數據,用一樣平淡的顏色列出其他參考數據
- 用底色強調實際,無底色為預測
- 如果想要用條件式設定,建議使用少量顏色,以深淺區分,不要整個表格都是花花綠綠的,會看不見重點
- 可以多使用公司的品牌色
3. 清理不必要的標籤
- 去除網格線
- 清理不必要的座標軸標籤 (數據點、或是數據標籤)
- 將 X、Y 軸的數據名字改加在圖上
4. 在圖表中使用文字描述
- 以適量的文字在圖表內做說明,文字可以以線圖標示我們的解釋代表圖表中的哪一個數值
- 也可以以 1、2、3,搭配重點方圖,在圖表中把重點標出來後,在下方插入文字欄,分別對每一個點 (1、2、3) 做解釋
技巧四:如何講出有說服力的簡報 (故事)?
講出吸引人的開頭
- 為什麼要有吸引人的開頭?
- 講出吸引人的開頭等於讓受眾在心中產生:我為什麼要關注這個議題?對我而言有什麼意義?
- 舉例:即使是在公司做的簡報,也要讓老闆產生:我為什麼要關注你的報告?對我而言有什麼意義?否則忙碌的老闆很容易就遺忘為什麼他要專心聽我們的簡報
- 故事設定:故事發生在何時何地?
- 受眾必須知道故事的可信性
- 主角:故事的主角是誰
- 最好和受眾有關係,或是講了之後他們會產生連結的人
- 衝突發生:故事中的轉折發生了,是衝突?變化?
- 是一個轉折點,算是吸引聽眾思考的點
- 解決:我們希望如何改變這個轉折?
主要的內容怎麼寫?
- 現況:在開頭的時候,用故事帶出轉折之後,就可以開始解說目前的的情況,並且用數據讓受眾知道目前的情況
- 標題:先寫標題,把標題當作大綱,順一遍中間內容的前後文,然後找出可以對比的情況
- 問題與改變:如果做了哪些改變,數字會提升、減少多少,如果不做,結果會有什麼變化 (情況可能惡化)
- 帶出討論點:目前解決問題的方案跟優勢,還有我們最推薦的方案
- 舉例:如果我們要做公司內部的提案簡報,大綱大概會是:
- 整體現況 (Overview):
- 將過去一段時間的數據整理出來
- 將有發生變化或是有問題的數字點出來
- 目前的運行方式 (Current Status):
- 跟受眾說明目前導致現況結果的運行方式
- 目前碰到的問題跟解決方式 (Issues & Proposal):
- 列出目前的問題
- 對應到的數字
- 解決方法
- 跟解決後數字會如何變化
- 方案討論 (Options):
- 目前解決方案的優勢、劣勢、潛在風險
- 我們最推薦先做的改變
- (Timeline):也可以以時間軸表示改變的先後順序
- 整體現況 (Overview):
技巧五:如何精進資料視覺化的能力?
精通一個工具
- 工具不求會很多,因為如果要調整圖表很細節的地方,往往需要非常熟悉圖表工具,因此學習的話,可以主攻一個工具
- 最推薦使用的 Excel:可能會比其他工具更好用
- 在吸引受眾注意時、還有去除讓受眾分心的地方,Excel 提供優秀的客製化元素
- Google Sheet:免費、雲端、允許和多人共同編輯,但是還是有一些圖表格式化上的限制,在去除分心點和吸引註意時的視覺化上,存在一定的挑戰
- Tableau:是一個很多公司會購買的數據視覺化軟體,可以快速做出很多美觀的圖表
Pivot:重新迭代原有的圖表
- 每一種圖表可以依據時間的推進,做 2-3 個版本的調整
- 也可以尋求同事、朋友的反饋,詢問他們看到這些圖表的時候,第一個反應是什麼,確認自己的重點有沒有標對,也確認有沒有讓受眾分心的點
- 從好的範例中學習:可以大量的閱讀「有範例」的書籍
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