[數據分析#15] 數據分析師為什麼需要專案能力？Google Project Management: Professional Certificate 推薦

很幸運的在踏上數據分析師的路上，我曾經學過專案管理 (當時不了解那是專案管理)，一直到後面在數據分析師的工作中有談到比較大的專案的時候才知道過去學的東西有幫助。

這跟 Google Project Management: Professional Certificate 課程中提到的也很類似，專案管理的經驗是透過很多工作的累積，例如辦一場活動，要寫提案、確認參與者、預算規劃等等，這些都是專案管理的必備技能。

我自己的感覺是，專案管理這堂課在教我們怎麼工作，他把我們瑣碎在工作上學的事情變得很有系統，並且搭配一些好用的工具，我覺得很適合新鮮人或是進職場 3-5 年的人！接下來我會把課程中我覺得很有用的部分寫下來提供一個 Summary 給大家在課前做學習目標的參考！

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實際工作上會用到嗎？課程有用嗎？

1. 成為專業的整理達人：Project management 用到的地方是很廣泛的，尤其是初入職場的時候，最常做的就是紀錄 (documentation)，這堂課裡面有很多實用的範本 (真的可以載下來使用的那種 Doc/Sheet 範本) 可以參考。
2. 提供新的思維：除此之外，初入職場或是在職場打滾有一些時間後，難免也會遇到某些事情不知道怎麼解決會更好，可能想學習一些新的方法論，那必須要推薦這門課，因為每一個環節都會提供 2-3 種方法論來幫助我們有系統性的處理這些問題
3. 提供 Google 官方認證的 Project Management 專業證書：對於學歷沒有相關經歷或是沒有相關工作經歷，專業證書或是證照可以提供一個機會去證明自己有能力去適應這樣的工作

誰適合上這堂課？

1. 適合新鮮人：對新鮮人人來說，這邊把工作的方法交給你了，每份工作都項專案一樣，一定會有規劃、提案等等，這門課會很有系統化的把工作切成一塊塊，讓你理解如何上手
2. 適合職場 3-5 年工作經驗：對進職場 3-5 年的人來說，這門課有點像是 connecting the dot，把一些我們熟悉不過的作業流程變成一套很有架構的方法，給自己的工作方式做一個很好的統整，最好的地方就是，常常在寫提案或是預算規劃表，我們會想上網查或是用前人留下來的，必須說這裡面有 Google 在用的 template 可以參考，覺得很好用，而且長的乾淨、簡潔、漂亮！
3. 想成為專案管理師 (PM) 的話一定要看，這裡有很多 Google 專案管理師來分享每個不同領域的注意事項，我覺得算是很明確地告訴大家哪種人適合成為專案管理師、告訴你他們的工作內容是什麼，像我的話，看完我就可以很確定我沒有想要做這種職位，因為裡面很詳細的講到所有工作內容

#1 課程一 Foundations of Project Management

整體來說，這門課提供了我們 PM 工作的職位怎麼找，怎麼從 JD 裡面發現骨子裏是 PM 但是職位名稱可能不是的工作，另外，也在課程一中簡述了專案管理的不同階段、方法論、跟工具：

• 談所有跟 PM 工作有關的職位、教你怎麼看 JD (詳細的職位介紹)
  • 這幾種工作不同的地方：Project vs Program vs Portfolio
• 一個出色的 PM 不需要有非常優秀的硬實力，但是需要有很好的整合、適應能力等等
• Project Life-cycle 的認識：Initiate、Plan、Execute、Close，檢討目標是否達成 (Goal)
• 介紹專案管理的方法論：WaterFall、Agile (Scrum…)，並且了解哪種專案適合哪種方法
• 專案管理前，需要認識組織架構、職場文化、公司目標，這邊告訴我們，好的專案管理師需要知道的細節有哪些

#2 課程二 Project Initiation: Starting a Successful Project

整理來說，專案開始前要做的所有準備，初期就要先把這些東西確認好，以免進入規劃時期，發現大家對目標沒有共識：

• Initiation (專案開始)：開始前可以做 cost-benefit analysis (利益分析) 來確認專案目標，還可以算一下 ROI (Return on Investment)
• Goal (設定目標)：設定目標方法，方法：SMART、OKR
• Scope (專案範圍)：專案的範圍必須要由 PM 嚴格控制並且詳細做成文件 (Included/Excluded/簡單研究/複雜研究來詳細紀錄)
• Deliverable (可交付結果)：設定目標後，要確定最後的成果會由那些方式交付 (以 Quality 三角形原理：Cost/Time/Scope，來解釋什麼樣的目標改變會需要犧牲什麼？)
• Resources (資源)：如何了解並且控制自己手上的資源，包括人、物、物資
• Success Criteria (成功原則)：如何設定專案是否成功的指標
• PM 工作軟體介紹：
  • Scheduling and Work Management Tools：介紹 Asana (進階 專案使用)，和基本專案如何用 Spreadsheet 來控制時程、協做等等，課程中也會給 範本
• PM 最需要做的就是文件紀錄、歸檔等等 – Project Proposal (專案初期) & Project Charter (專案結束) 如何寫，還有 Google 自己使用的範本

#3 課程三 Project Planning: Putting It All Together

整體來說，在做詳細的專案計畫時，最重要的就是人、要做什麼、預算編列和控制、資源採購、風險管理跟最重要的做好溝通：

• Project Plan 拆解：Scope and goals、Work Breakdown Structure (WBS)、Budget、Management plans，把特定的目標分給對的人，就是好的計劃
• 畫出一個一目瞭然的 Project Plan，這邊 Google 也有提供他們建議的甘特圖
• 預算規劃：預算規劃是計畫裡面我個人覺得最重要的一塊，因為跟花費有關都是老闆最在意的
  • 設定預算時要注意：Cost of Resources、Reserve Analysis、 Risk、Cost of Bad Quality
  • 如何開始製作預算？參考過去資料 (Historical Data)、詢問專家和過去做過的 PM (Ask Expert)、將花費拆乘細項後疊加(Bottom-up) 等方式做預算計算
  • 這邊 Google 也有提供實用的 Budget Templates
• 採購：採購流程、採購方式、如何寫採購同意書 (RFP)
• 風險管理：提前就做好風險管理，並且思考面對不同風險時可以做的解決方式
• 有效的溝通技巧，畢竟管理專案中，最需要留心的就是人

#4 課程四 Project Execution: Running the Project

接下來，就進到專案開始後需要放在心上的事情，這一章是我覺得四個課程裡收穫最多的，而且也在這篇中學到組織架構、跟不同部門在做的事情，例如說 Product Team 都會做的 UAT，工程部門會做的 QA, QC 等等，是個很好的機會對公司營運更加了解：

• 追蹤專案進度：介紹常見的幾種方法，包括 GANTT、Roadmap、Burndown chart，每個專案會建議不同的追蹤方式，裡面會細談優缺點，這邊也會提供 Project status report template
• 當意外發生時，如何應對？
  • Risk Register 如何進行、Risk exposure 如何利用 Matrix 去衡量
  • 接著再利用 ROAM Steps 去應對意外
• 如何確保專案品質？
  • 品質控管 4 Steps：Quality Standards (一開始就做好定義) -> Quality Planning (為了完成標準所需要做的流程) -> Quality Assurance (上市前的品質確保，俗稱 QA) -> Quality Control (產品的 Final Walk，俗稱 QC，在 QA 之後)
  • 顧客滿意度：除了可以用 feedback survey 外，UAT (User acceptance test) 也是很重要蒐集顧客適應度的方式，課程內會介紹 UAT 執行的 6 大步驟 (welcome/present/critical user journey/demo/edge cases/recap)
• 如何利用數據來進行改進 (data driven improvement)：DMAIC (experiment) 和 PDCA (hypothesis and do)
• 如何在專案後做一個反省和激勵組織：這邊提供 Standard template 給大家 (lesson learned/action items/future considerations…)
• 接下來，會有一大篇幅在介紹 Data，Data 的蒐集、應用、展示。活用 Data 是 PM 一個非常重要的技能，如果有興趣，大家可以參考 Google 出的 Data Analytics 課程
• 還有兩點 PM 必備的軟技能，包括 Leadership、管理時間/會議
• 最後，如何將專案做一個完美的收尾，讓合作的人都能夠帶著滿意的心情，期待下一次的合作

結論 – Google Certificate 的內容真的很精實

目前我已經完成了 Google Data Analytics Professional Certificate (延伸閱讀：Google 認證的資料分析師證照課程有幫助嗎？ 誰最適合上？)，Google Project Management: Professional Certificate 是我的第二門課，我的學習目標是希望可以知道如何有效的記錄專案，而滿滿的 Template、文件參考是這門課裡面我最喜歡的地方！(實用主義至上)

提供給大家做了參考！

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