[數據分析#71] 收據訂貨單範本下載：Apps Script + Google Sheet + Google Doc + 生成 PDF：流程自動化

什麼是 Google Apps Script？

• GAS 是一個 Google 推出的開發平台，可以透過撰寫 JavaScript 來達到自動化、爬蟲、資料處理的過程！不需要下載環境，就可以直接打 code 的免費程式語言
• GAS 可以整合與連結各項常用的 Google 產品，像是 Google Sheet (試算表)、Google Doc (Google 文件)、Gmail、Google Form (Google 表單)、Google Drive (雲端硬碟) 等等
• 自動化、爬蟲、資料處理的過程包含：小到資料格式處理，大至流程自動化、爬蟲等等各種目的！
• 如果有跟著我一起學習 Google Sheet、Big Query (SQL) 的大家，GAS 有很多實際的應用場景，非常推薦想要學習數據分析 + 自動化的大家可以碰！

不寫程式就可以下載的擴充功能！爬蟲、自動寄信功能等等都有！

• 如果不想自己手寫 GAS，不想學習如何雕刻出一項功能，其實也有許多別人寫好的套件，可以直接安裝在 Google Chrome、Google Sheet 之中
• 如何下載擴充功能？
  • 任一 Google Sheet → 上排 Menu 中的”擴充功能” → 外掛程式 → 取得外掛程式 或直接搜尋 Google Workspace Marketplace

收據訂單自動化 (含範本下載) 完整流程實作公開

第一步：收據及訂單資訊管理：Google Sheet 管理訂單資訊

1. 首先，我們可以先把訂貨單範本寫好
2. 其中會包含訂貨單中會出現的所有資訊 (欄位)，例如：付款人姓名、付款人電話、訂購日期、訂購項目、單價、數量、總價、銷售方姓名、銷售方電話、銷售方統編

為什麼要用 Google Sheet 管理收據及訂貨單資訊？

• 方便統整貨品售出資訊、銷售數據、營收報表！

第二步：設計收據及訂貨單範本：使用 Google Doc 設計範本

1. 設計收據的樣式、訂貨單的樣式
2. 將第一步中的資訊 (欄位) 都設計到 Google Doc 的範本中

第三步：開啟 GAS：設計自動化流程

接下來，我會詳細講解一下怎麼用 Google Apps Script 生成收據！流程真的很簡單～

1. 步驟 1：獲取連結
   1. 獲取 Google Sheet、Google Doc 和 Google Drive 的文件 ID (ID 在連結上)
2. 步驟 2：爬數據，並且生成收據
   1. 打開 Google Sheet，爬所有的數據範圍
   2. 對於每一行數據，執行以下操作：
      1. 複製收據範本 (Google Doc)
      2. 替換文件內容，變成相應數據，比如說把付款人姓名變成 Lisa
      3. 儲存文件
3. 步驟 3：生成 PDF 並移動至收據資料夾
   1. 將每個收據範本 (Google Doc) 轉換為 PDF 格式
   2. 更改 PDF 文件名稱：改成收據 + 姓名
   3. 移動到我指定的收據資料夾
4. 步驟 4：刪除 Google Docs 副本
   1. 刪掉剛剛中間複製的收據範本 (Google Doc)，因為我們已經生成 PDF 了！那就不需要這個範本啦～

GAS code 範本：將資料自動生成收據或是訂貨單

function generateReceipt() {
  var sheetId = '請放入你的 sheet id'; // Google Sheet 的 ID
  var templateFileId = '請放入你的收據 doc id'; // 收據範本的 Google Docs ID
  var folderId = '請放入你的 收據資料夾 id'; // 存放生成文件的 Google Drive 資料夾 ID

  var sheet = SpreadsheetApp.openById(sheetId);
  var data = sheet.getActiveSheet().getRange('A2:K').getValues(); // 假設數據在 A2:K 範圍內

  for (var i = 0; i < data.length; i++) {
    var receiptData = data[i];
    var paymentPersonName = receiptData[0]; // 付款人姓名在第一個位置

    // 複製範本文件
    var templateFile = DriveApp.getFileById(templateFileId);
    var newDocFile = templateFile.makeCopy(); // 複製範本文件
    var newDoc = DocumentApp.openById(newDocFile.getId()); // 打開複製的文件
    var body = newDoc.getBody();

    // 替換標記為對應的數據
    var placeholders = ['付款人姓名', '付款人電話', '訂購日期', '訂購項目', '單價', '數量', '總價', '銷售方姓名', '銷售方電話', '銷售方統編'];
    for (var j = 0; j < placeholders.length; j++) {
      var field = '{{' + placeholders[j] + '}}';
      var value = receiptData[j];
      body.replaceText(field, value);
    }

    // 儲存更新後的收據文件
    newDoc.saveAndClose();

    // 將文件轉換為 PDF 格式
    var pdfContentBlob = DriveApp.getFileById(newDocFile.getId()).getAs('application/pdf');
    var pdfFileName = '收據' + paymentPersonName + '.pdf';
    var pdfFile = DriveApp.createFile(pdfContentBlob).setName(pdfFileName);

    // 移動 PDF 文件到指定資料夾
    var folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
    pdfFile.moveTo(folder);

    // 刪除 Google Docs 副本
    DriveApp.getFileById(newDocFile.getId()).setTrashed(true);
  }
}

成果總整理：2 步驟完成自動生成收據及訂貨單！！！

1. 我只要輸入資訊到 Google Sheet 中
2. 只要點擊執行 GAS，他就會幫我自動生成每一筆收據 (訂貨單)

總結：用 ChatGPT 學習所有程式語言，開始實作專案！

今天的這個小小的實作專案：收據訂貨單流程自動化，是我搭配 ChatGPT 實作做出來的！如果你想看更多跟 ChatGPT 相關的專案，可以看看這裡～：

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不論是數據分析、流程自動化，都是數據分析師可能常常碰到的場景，只要你懂了數據分析的底層邏輯、解決問題的框架，很快就可以想出並且實作出很多便利的、實用的場景！

今天的案例實作範本包

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