[商業表達#3] 內向人在職場上適合使用哪些溝通工具?什麼是簡報式溝通法?

你也跟我一樣很討厭參加會議或是面試嗎?

我發現很多內向者都跟我一樣,很害怕一種情境:「突然被叫起來發言」或是「突然很長時間的表達」

比如說:

  • 會議上突然 cue 我問:「你覺得這個方法怎麼樣?」
  • 面試的時候,很長的一段時間,要不斷解釋自己、行銷自己、證明自己

腦袋其實不是沒有想法,如果給我一個小時,我覺得我或許可以整理出清楚的文字(?)

但會議上那個當下,我就只回得出一句:

「我覺得…可以再觀察看看。」「我回去想一下…」

希望用實力證明、把自己放到後勤來逃避表達

然後話題可能就被其他會表達的人接走。久而久之,很多內向的人就會開始覺得:是不是自己不夠專業?或是不會表達?

接著,可能就會開始:

  • 許願以後都不要叫到我
  • 開始越講越少,因為講的越少越不會被點到
  • 開始往後勤部隊移動,越來越少發言
  • 有發言的場合就逃開,寧願把機會讓給其他人

但是,久了就會發現,越少練習,需要的時候就越生疏~比如說幾個重要時刻:加薪的時候、面試的時候、或是開始想自己接案的時候!

為什麼我很喜歡簡報式溝通法?

我自己也經歷過這些階段,許願不要被點到、開會越講越少、開始往後勤部隊移動、有發言或是表現場合會讓給喜歡講話的人講。

但是,很致命的痛苦就是,往往需要表達自己才可以獲得更好的機會的時候,就不一定「會被選擇到」。我發現我無法釋懷這件事,所以決定:開始嘗試適合我(超級內向者)的表達方法!

簡報式溝通法是什麼?

對內向者來說,我覺得掌握一個表達的核心原則是很有效的!

比如說,今天面試的時候,我們其實很容易陷入一個狀態:

「被問一個問題,抓到一個方向,就開始一路往細節講」

講到後面,其實也不知道自己到底講了什麼重點,只是一直補充越來越多的細節,最後,面試官可能只記得:

「哦!他好像做過滿多事。」

但想不起來:最重要的是哪一件事情?

所以後來我開始練習一件事,不管是跨國會議、銷售會議、或是面試,甚至是跟主管討論事情,我都先想一個核心主軸:我今天最想讓對方記住的是什麼?

然後把這件事情整理成一個很簡單的「小簡報」,也就是我要分享的「簡報式溝通法」。

如何準備簡報式溝通法?

簡報式溝通法有三個核心:MSC 法則

  • M (main point):核心痛點、核心賣點,最最最想強調的一個故事「主題」
  • S (supporting ideas):通常這一步我就會放入跟故事主題有關的「故事」甚至「證據(數據)」、然後依據故事線的編排,慢慢帶出細節
  • C (conclusion):所以最重要的結論是什麼?

職場上:哪些情境適合用簡報式溝通法?

找工作也可以用簡報式溝通法嗎?

  • 內向者在找工作的時候,我最推薦的方法就是簡報式溝通法!
  • 核心好處:因為他會為我們的回答帶來很多框架,我只要記住這個框架,還有準備好的幾個故事跟簡報,就可以回答 80% 以上的面試問題跟 Q&A
  • 而且準備好的簡報素材,都有包含實證細節(故事性)或是數據(圖表跟數據亮點),專業感就會比純粹口說提升超多!

會議上也可以用簡報式溝通法嗎?

我發現會議上用簡報式溝通法,是一個為面試準備的實戰場合!

很多時候,會議上不太知道自己的工作狀況要怎麼跟主管匯報(刷存在感?)。比如說,常見的會議畫面是:

  • 提出一個可以改善的問題
  • 分享一個最近看到的現況

講到最後,感覺每週會議都是地獄,硬要擠出一些東西。

但如果習慣用「簡報式溝通」,每週都是一個練功場 XD

如果今天在會議上需要提出一個上週的核心重點,就可以先在心裡想好 MSC:

  • M (Main point):今天我最想提出的重點是什麼?
  • S (Supporting ideas):怎麼觀察到的?有數據或案例可以支持嗎?
  • C (Conclusion):所以我做了什麼?已經規劃什麼?建議的做法是什麼?

用簡報式溝通法:就可以被別人記住!

其實只需要 20~30 秒,別人就可以清楚理解上週發生的事、或是你的職涯亮點(故事)!

  • 好處一:準備起來方向感很明確,自己比較不會慌。而且講的時候不是臨時發揮,而是有一個結構在
  • 好處二:別人比較容易記住你說的話,因為重點很清楚!

結論:簡報式溝通法是內向者職場溝通的戰術!!

後來我慢慢發現一件事情:很多內向的人,其實不是怕說話,而是怕話題「被帶到不擅長」的地方!

我發現我整理好這個架構之後,要說話時,我也比較不緊張,而且我可以把「對我的問題」框在「這個範圍」裡面。

這個範圍就是「簡報式溝通」要解決的問題:

  • 把事情整理成一個有主題、有例子、有結論的故事線

所以如果你跟我一樣是內向人,職場上我覺得最適合我們的溝通工具就是:簡報式 + MSC 表達法!

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